賃貸契約時に必要なものは？状況別の必要書類と準備のコツを解説

           

賃貸物件を契約する際は、本人確認書類だけでなく、収入を証明する書類や初期費用などさまざまな準備が必要になります。

しかし、はじめて部屋を借りる人の中には「何を準備すればいいのかわからない」「学生や無職でも契約できるの？」と不安を感じる人も多いのではないでしょうか。

 

実際、賃貸契約で必要なものは契約者の状況や物件によって異なります。必要書類や費用の準備に不備があると審査が長引いたり、引っ越し希望日に鍵が受け取れなくなったりする原因にもなります。 

 

本記事では、賃貸契約時に必要なものや書類の取得方法、申し込みから入居までのタイミング別の準備物に加え、学生・無職・転職直後など状況別に必要な書類についても詳しく解説します。

【全体の流れ】申し込みから入居当日までの必要物とやること

賃貸契約は、住みたい物件を見つけて申し込んですぐに入居できるわけではありません。申し込みから入居までには複数の手続きがあり、それぞれの段階で提出を求められる書類が異なります。
まずは、部屋探しから新生活スタートまでの全体像と、タイミングごとのやることについて整理していきましょう。

【入居申し込み時】基本情報の記入と、本人確認書類の提出

住みたい部屋が決まったら、最初に行うのが「入居申し込み」です。
この段階では、氏名や住所、勤務先や年収などの基本情報を申込書へ細かく記入します。それと同時に、のちほど詳しく解説する本人確認書類や収入を証明する書類をセットで提出することで、正式な入居審査がスタートします。

必要書類の提出が1日遅れると、その分だけ審査結果が出るのも後ろ倒しになってしまいます。部屋を見学する内見の段階で、いつでも提出できるように書類をスマートフォンの写真に撮っておくなど、事前に手元へそろえておくのが手続きを最短で進める最大のコツです。

【賃貸契約の締結時】住民票・印鑑証明書の提出と初期費用の振り込み

入居審査に無事通過すると、いよいよ正式な契約手続きへと進みます。 契約を結ぶタイミングでは、役所の窓口などで取得する住民票や印鑑証明書などの提出を求められます。また、契約書への署名や押印、宅地建物取引士からの重要事項説明の確認も併せて行います。

これらと並行して、敷金や礼金、仲介手数料などの初期費用を指定された期日までに銀行振り込みなどで支払う必要があります。
契約書の内容は事前にしっかり確認し、少しでもわからない点や気になることがあれば、契約を結ぶ前に必ず質問して解決しておきましょう。

【入居の当日】管理会社からの鍵の受け取りとライフラインの開通手続き

すべての契約手続きと費用の支払いが完了すると、不動産会社の窓口で部屋の鍵を受け取り、入居当日を迎えます。 当日は荷物を運び入れるだけでなく、当日から不自由なく暮らすために、生活の基盤となるインフラの利用開始手続きを自分で行う必要があります。

主にやるべき手続きは以下のとおりです。

• 新居の鍵の受け取り： 不動産会社の店頭などで契約完了と引き換えに受け取ります。
• 電気・水道の利用開始手続き： インターネットや電話で事前に開通の手続きを済ませておきます。
• ガスの開栓立ち会い： ガスを使用するためには作業員の立ち会いが必須となるため、引っ越し日が決まったら最優先で予約を確保しておきましょう。
• インターネットの開通手続き： 工事が必要な場合は、入居の数週間前から手配をしてください。

 

【一覧】賃貸契約時に必要なものと書類の取得方法

全体の流れを把握したところで、ここからはさらに細かく必要書類の具体的な内容やどこで取得すればいいのか確認していきましょう。
まずは、どのような職種や状況であっても全員が提出を求められるものから紹介します。

 

本人確認書類

賃貸契約では、契約者本人であることを確認するために本人確認書類の提出が必要です。主に 以下のような書類が利用されます。

・運転免許証

・マイナンバーカード

・パスポート

 

住所変更をしていない運転免許証などは無効になるケースもあるため、現住所が記載されているか事前に確認しておきましょう。

 

なお、マイナンバーカードを提出する際は「表面のコピーのみ」で問題ありません。裏面に記載されている個人番号（マイナンバー）は、賃貸契約の本人確認では原則不要です。不要な個人情報を提供しないためにも、裏面は提出しないか、万一求められた場合も番号部分にマスキング（目隠し）をして提出しましょう。

住民票

住民票は、契約者の現住所を確認するために必要となる書類です。

市区町村の窓口で取得できるほか、マイナンバーカードを持っている場合はコンビニ交付サービスを利用できる自治体もあります。

 

提出する住民票には「発行から3ヵ月以内」などの有効期限が設けられていることが一般的です。取得後は長期間保管せず、契約時期に合わせて準備しておきましょう。

 

また、住民票を取得する際は、原則として「マイナンバー（個人番号）の記載なし」のものを選択してください。なお、同居人がいる場合は「世帯全員分（続柄記載あり）」の住民票を求められるケースが多いため、あらかじめ仲介会社の担当者に確認しておくと取得の手間が一度で済みますよ。

収入証明書

賃貸契約では、家賃を継続して支払えるかを確認するために収入証明書の提出を求められることがあります。会社員の場合は、以下のような書類を提出するのが一般的です。

・源泉徴収票

・給与明細書

・課税証明書

 

自営業やフリーランスの場合は、確定申告書の控えや納税証明書などを提出するケースもあります。

 

特に家賃が高額な物件や、保証会社の審査基準が厳しい物件では収入証明書の提出が必須になることも少なくありません。手元に最新の書類があるか、事前に確認しておくと安心です。

印鑑・印鑑証明書・銀行口座

契約書へ押印するための印鑑と、毎月の家賃を支払うための銀行口座情報も不可欠です。近年はパソコンやスマートフォンで手続きが完結する電子契約も増えていますが、紙の契約書を使用するケースも依然として多く見られます。

契約に使用する印鑑は、シャチハタなどのゴム印は不可とされているため、認印か実印を用意しましょう。高額な物件や法人の契約では、役所に登録された実印と印鑑証明書の提出を求められることがあります。

また、口座振替の手続きのために、通帳やキャッシュカード、銀行へ登録している銀行印を準備します。最近ではオンラインで口座登録が完結するケースも増えていますが、利用予定のネット系銀行が管理会社の引き落としシステムに対応していないこともあるため、使用できる口座かどうかを事前に確認しておくと手続きがスムーズです。

【ケース別】一般的な会社員と異なる場合に追加で必要なもの

賃貸契約で必要な書類は、契約者の状況によって異なります。

ここでは、学生や無職の方など、一般的な会社員とは異なるケースで追加提出を求められることが多い書類を紹介します。

学生・未成年

学生の場合は、本人の収入だけでなく保護者の支払い能力を確認するための書類が必要になることがあります。

 

主な提出書類は以下のとおりです。

・学生証

・合格通知書

・親権者同意書

・保護者の収入証明書

 

未成年の場合は保護者の同意が必要になることが一般的です。また、進学に伴う一人暮らしの場合は、合格通知書によって入学予定を確認するケースもあります。

保護者が契約者または連帯保証人になる場合もあるため、早めに相談しておくと手続きがスムーズです。

新社会人・転職直後

新社会人や転職直後は、まだ直近の給料明細や源泉徴収票を用意できないことがほとんどです。

 

そのような場合は、以下の書類を提出することで審査が可能になります。

・内定通知書

・採用通知書

・雇用契約書

 

勤務開始日や確定している給与条件が明記された書類があれば、それをもとに「今後の支払い能力がある」とみなされて審査が進められます。物件や保証会社によって必要書類の指定が異なるため、内定が決まった時点で早めに書類を発行してもらうよう会社に依頼しておきましょう。

無職

現在仕事をしていない状態であっても、一定の預貯金があれば賃貸契約を結べるケースは少なくありません。その際に利用されるのが「預貯金審査（残高審査）」です。

 

主な提出書類は以下のとおりです。

・通帳のコピー

・預金残高証明書

 

一般的には「家賃の2年分（契約期間分）の残高」が基準になることが多いですが、まとまった資産があることを証明できれば、現在の収入がなくても大家さんの安心材料になります。

 

「収入がないから」とあきらめず、まずは不動産会社のスタッフに現在の状況をそのまま相談し、最適な審査ルートを一緒に見つけてもらうことがおすすめです。

法人契約

会社名義で契約する場合は、個人契約とは異なる法人関連書類が必要になります。

 

主な提出書類は以下のとおりです。

・登記簿謄本（履歴事項全部証明書）

・決算書

・入居者の在籍証明書

 

会社の経営状況や実在性を確認するため、個人契約より提出書類が多くなる傾向があります。

 

また、社宅や転勤による入居の場合は、会社で手続きを担当している総務や人事などの窓口とやりとりが必要になることもあるため、余裕を持って準備を進めましょう。

賃貸契約前に必ず確認したい3つのポイント

賃貸契約では必要書類をそろえるだけでなく、契約内容を事前に確認しておくことも重要です。

内容を十分に把握しないまま契約してしまうと、「思ったより費用が高かった」「途中解約で違約金が発生してしまった」といった想定外のトラブルにつながってしまう可能性もあります。新生活を安心してスタートさせるためにも、以下のポイントをあらかじめ押さえておきましょう。

現在の住まいの「解約・退去予告のタイミング」

現在賃貸物件に住んでいる場合は、解約や退去予告のタイミングに注意が必要です。

多くの賃貸借契約では「退去希望日の1ヵ月前まで」など、事前通知の期限が定められています。

 

新居の契約を急ぐあまり先に現在の住まいを解約してしまうと、審査状況によっては部屋が見つかるまで住む場所がなくなってしまう可能性もあります。その反面、退去連絡が遅れると、旧居と新居の家賃を二重に支払う期間が発生することもあります。

 

新居の契約スケジュールを見極めながら、無理のないタイミングで退去手続きを進めましょう。

保証会社・連帯保証人の「条件と費用」

近年は保証会社への加入が必須となっている物件が増えています。

保証会社を利用する場合は、初回保証料だけでなく更新料や月額保証料が発生することもあるため、事前に金額を確認しておきましょう。

 

また、保証会社へ加入していても、緊急連絡先や連帯保証人を求められるケースがあります。

 

契約直前になって慌ててしまわないよう、家族へ依頼する可能性がある場合は事前に相談しておくと安心です。

 

※保証会社とは、家賃滞納時に一時的に家賃を立て替える会社のことです。

契約期間と「解約時の条件」

一般的な賃貸契約は2年契約ですが、契約内容は物件によって異なります。

特に確認しておきたいのが、更新料や短期解約違約金の有無です。

 

例えば、「1年未満で解約した場合は家賃1ヵ月分の違約金が発生する」といった条件が設定されていることもあります。

 

転勤や転職、住み替えの可能性がある方は、契約期間だけでなく解約時の条件までしっかりチェックしておきましょう。

賃貸契約に必要なものに関するよくある質問

ここでは、賃貸契約に必要なものに関してよくある質問にお答えします。

Q．実印登録（印鑑証明の準備）は当日でも間に合う？

自治体の窓口によっては当日中に登録・発行ができるケースもありますが、基本的には前もって準備しておくのが安心です。

 

なぜなら、実印登録（印鑑登録）を行う際、顔写真付きの本人確認書類がない場合や、代理人が手続きをする場合は、即日発行ができない仕組みになっている自治体が多いからです。

「契約日当日に役所に寄ればいいや」と思っていると、書類が間に合わず契約が延期になってしまうリスクも。実印や印鑑証明書が必要だとわかった時点で、スケジュールに余裕を持って役所の窓口へ足を運んでおきましょう。

Q．住民票を「マイナンバー記載あり」で取得してしまったらどうなる？

住民票にマイナンバーが記載されていても、直ちに契約できなくなってしまうわけではありません。

ただし、不動産会社によっては個人情報保護の観点から受け取りを控えている場合や、再提出をお願いされる場合があります。

 

万が一「記載あり」で取得してしまった場合は、自分で判断して提出せず、まずは「該当部分に目隠し（マスキング）をしてそのまま提出しても良いか」などを不動産会社のスタッフに必ず確認しましょう。

まとめ：賃貸契約の必要書類は「先回りの準備」が成功のコツ！

賃貸契約に必要なものは、契約者ご自身の状況や選ぶ物件によってさまざまです。直前になって慌ててしまわないよう、まずはこの記事の内容をおさらいしておきましょう。

 

・全員必須：本人確認書類、住民票（マイナンバー記載なし）、収入証明書、印鑑・口座情報

・ケース別：学生（学生証・親権者同意書）、新社会人（内定通知書）、無職（預貯金残高証明書）

 

まずは自分にどんな書類が必要なのかを早めにリストアップして、余裕を持って準備を進めることが大切です。

 

「自分の状況だと、結局を用意すればいいのかな？」「審査に通るかちょっと不安」という方は、ぜひお気軽にエイブルまでご相談ください。お部屋探しはもちろん、必要書類の具体的な集め方や審査への対策まで、ひとつずつ丁寧にお手伝いいたします。

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