【失敗しないオフィスの選び方】賃貸で事務所を借りる際の注意点|教えてAGENT

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【失敗しないオフィスの選び方】賃貸で事務所を借りる際の注意点

           

窓越しのパソコンとライト

こんにちは、エイブルAGENTです。先日お客様から「賃貸で事務所を借りたいのですが、どのようなことに注意すれば良いですか?」とLINEで質問を頂きました。住むための物件と事務所用の物件では、気を付けたいポイントが異なるので悩んでしまうかもしれません。ここでは新規で事務所を借りたい人のために、借り方や内見のポイント、契約までの流れなどについて解説します。オフィス選びに失敗しないためにも、ぜひ最後までご覧ください!

 

その他SOHOとオフィスの違いを知りたい方はこちら。→
https://offer.able.co.jp/?s=%E3%82%AA%E3%83%95%E3%82%A3%E3%82%B9

 

賃貸契約に必要な初期費用を知りたい方はこちら。→
https://offer.able.co.jp/oshieteagent/money/initial-cost/

 

賃貸の事務所について

事務所を借りるメリットとは?

賃貸の事務所を借りるためには、内見、申し込み、審査、契約といくつかの手順を踏み、その上で当然毎月の家賃を支払わなくてはなりません。近年は自宅やマンションで仕事をし、大きなビジネスに繋げるという企業家やフリーランスの方も多くいるそうですが、コストや手間をかけてまで賃貸で事務所を借りるメリットとはどのようなものなのでしょうか?

 

まず大きなメリットの1つが「事務所を借りている=信用力がある」とみなされる、ということです。事務所を借りているということは、一定の審査を通過し、家賃を支払えているということの証明になります。銀行から融資を受ける際も、有利に働く可能性があるでしょう。

 

また、来客時の対応もしやすいのがメリットです。顧客や取引先も、自宅に招かれるよりも事務所に行く方が安心感を抱きやすいですし、スペースも確保しやすいです。借主にとっても、仕事とプライベートを分けられるので働きやすいと感じるでしょう。

 

どのように借りればいいのか。自分の条件を出してみる。

書類を記入する様子

予算はいくらか?毎月の家賃は?

実際に賃貸の事務所を借りる際に抑えておくべきポイントを確認しましょう。まず大切なのは、「予算に合った事務所を選ぶ」ということです。賃貸の事務所にかかる費用は毎月支払う家賃だけではありません。主に次のものがかかります。

・保証金

・共益費

・仲介手数料

・保証会社への保証料

・火災保険料

・ネットや電話回線の使用料

・机やパソコンなどの購入費用

これらの支払いも必要になります。それぞれの費用を確認し、無理のない予算を組みましょう。

 

エリア・立地はどこがいいのか?

予算を組んだら、次は事務所を構えたいエリアや立地を考えます。足を運びやすい立地か、交通の便は良いか、その地域でニーズがありそうかどうかを考慮しましょう。顧客の立場に立って、駅の近くが良いのか、ビルの中のテナントが良いのか、歩道から目につきやすい場所がいいのか選びます。

 

広さはどのくらいがいいのか?

借りたい事務所の広さもあらかじめ考えておきましょう。何人で働くかによって必要なスペースは変わりますし、それによって家賃やエリアも変わります。従業員を雇う予定があれば、次の契約更新までの間にどれくらいの人数が増える可能性があるのかをあらかじめ見据えて契約しましょう。

 

内見で広く感じても、机やOA機器などを置くと意外と狭くなることも多いので注意が必要です。一般的に、6平米×働く人数+ミーティングスペースが必要になると考えておくと良いでしょう。

 

設備内容は?

事務所の設備内容も確認しておきたいポイント。駐車場の有無、電気容量、電話やネット環境、空調、トイレ、水回りなど細かく見ていきましょう。譲れない点と妥協できる点をあらかじめ整理しておくと、スムーズに事務所選びができます。

 

契約内容は?

借りたい事務所が見つかったら契約に進みますが、その前に契約内容についてきちんと確認する必要があります。契約書は必ず全項目に目を通し、疑問点や自分に不利な項目については確認・交渉をしましょう。例えば契約解除に該当する項目や、退去時の敷金の返還についてはトラブルを避けるためにしっかり交渉する必要があります。

 

実際に事務所を見に行ってみる

スマートフォンに表示されているマップ

候補となる場所の近くにある不動産屋で「貸事務所ありますか?」と聞く

事務所の候補地を決めたら、近くの不動産屋に足を運んで貸事務所があるか聞いてみましょう。あらかじめインターネットなどで情報収集をしておくことも大切ですが、何より実際に自分の目で見たほうが確かな情報が得られます。担当者には業種、働く人数、来客の頻度、家賃の希望、その他具体的なイメージを伝え、物件を紹介してもらい内見をしましょう。

 

ポイントを押さえて貸事務所を探す

担当者には自分の希望はなるべく詳しく伝えたほうがいいですが、あれもこれもと列挙すれば良いわけではありません。必ず譲れない条件と、妥協してもいい条件をセットで伝えましょう。立地、広さ、家賃、設備、ビル管理やサービスなど、人によって優先したい項目は異なります。今後の事業展開にも関わってくることなので、慎重に優先順位を決めて物件選びをしましょう。

 

貸事務所契約の流れ

入居申し込みに必要なもの

条件に合った物件が見つかったら、入居の申し込みをします。法人の場合は会社の登記簿謄本が必要で、個人事業主の場合は過去数年分の所得証明が必要になる場合があります。その他、身分証明書や取引銀行の口座番号が分かるものも念のため持参しましょう。審査を通過したら契約にうつることに。

 

契約時に確認しておくべきこと

契約時には会社の実印(個人事業主は個人の実印)、代表者の印鑑証明書、会社の登記簿謄本、通帳のコピーなどを持参します。不動産業者から重要事項の説明を受け、契約内容を確認し、契約書に署名・捺印をします。

 

前述の通り、契約内容は全項目に目を通し、不当に不利な契約になっていないか必ず確認する必要があります。例を挙げると……

 

・契約解除に該当する家賃滞納は2ヶ月以上となっているか(1ヶ月だと何かのミスで滞納してしまうこともあるため)

・解約する場合、何か月前から申告が必要か、また敷金の返還までの期間は具体的に明記されているか(「すみやかに」、「直ちに」などあいまいな表現には注意)

・退去時の原状回復費用はどのように設定されているか

・フリーレント(物件を借りてから一定期間家賃が免除になる特約)契約の場合、契約期間内に解約した場合の違約金の有無

 

これらのことは最低限確認しておきましょう。その他疑問点があれば契約の前に必ず解消しておくことをおすすめします。

 

失敗しない事務所の選び方

どのようなエリアに借りたほうがよいのか

事務所の所在地は名刺に記載されることが多く、顧客の目に留まりやすいものです。そのため、いわゆる一等地に事務所を構えている企業は、それだけの信用力があるということを顧客や取引先に示すことができます。

 

しかし箔をつけるためだけに無理して家賃の高いエリアに事務所を借りるのは得策ではありません。あくまでも無理のない範囲で、ビジネスしやすい地域を選びましょう。例えば同業者が多いエリアだと企業同士のネットワークがあり、成長に繋がるかもしれません。

 

反対に競合する企業がないエリアなら、顧客の新規開拓がしやすい場合も。来客が多い場合は駅からの距離、アクセスのしやすさは大切であり、なおかつ大通り沿いに面していれば看板などの宣伝効果も高くなります。自分の業種や取引内容によって最適なエリアを選んでみてはいかがでしょうか。

 

内見時にチェックするポイント

内見時は事務所の雰囲気や場所を確認するだけではなく、細かい項目もチェックしましょう。

 

・エントランス
ビルの入り口はまさに事務所の顔と言えます。どんなにおしゃれで清潔な事務所づくりをしても、入り口が暗かったり乱雑に物が置かれていたりすると雑居ビルのような印象になってしまうので注意が必要。エレベーターの雰囲気や広さもしっかりと確認しましょう。

 

・レイアウト
イメージしているレイアウトが可能かどうか、柱の位置や窓の位置を確認しましょう。特に来客が多い場合は空間の使い方が印象を左右するので、しっかりとチェックをすることが大切です。また天井が高いと開放感があり、低いと圧迫感を覚えるので注目してみてください。

 

・喫煙場所
近年全館禁煙のビルが増えていますが、喫煙スペースがあるビルもまだ多くあります。喫煙に関しては人によって見解が大きく変わるので、自分や従業員の嗜好、顧客への配慮などを視野に入れて喫煙場所の有無を確認しておきましょう。

 

・眺望
見晴らしが良いと気持ちよく働けますし、顧客からの印象も良いです。しかし窓が西向きの場合、西日がきつく射す場合があるので注意しましょう。

 

・電波の受信状況
オフィス内に圏外になるエリアがあると非常に不便ですし、ビジネスに支障をきたしかねないです。手持ちのスマートフォンや営業用携帯電話の電波の受信状況は必ず確認しましょう。

 

・同じビルに入居している他のテナント
見落としがちなのが、他にどのような企業が入居しているのかということです。一度内見をしただけでは詳しいことは分からないかもしれませんが、他のテナントはいわば「ご近所」ですので、注意して見てみましょう。出入りする人や雰囲気に違和感があるようなら、不動産会社に相談してみることも大切です。

 

・トイレ
ビル内のトイレの数や広さ、設備も確認しておきましょう。女性や子供連れの来客が多い場合はウォシュレット、化粧台、おむつ替え台などがあるとアピールポイントになります。トイレの清潔さはビル管理の丁寧さを知る目安にもなります。

 

これらのポイントの他にも、自分の直感やインスピレーションというものも大切にし、気に入った事務所を借りましょう。

 

わからないことはプロに聞いてみる

住居として物件を借りたことのある人は多いですが、事務所を借りるのは初めて、という方はたくさんいます。従業員や顧客を抱えてビジネスをする以上、気軽に事務所の移転をすることは難しいもの。契約の段階で十分に吟味し、納得のいく事務所を借りましょう。わからないことは随時プロに相談し、ひとつひとつ解決していけば不安も最小限に抑えられます。

 

地域や生活スタイルによって選ぼう

今回は賃貸で事務所を借りる際の注意点やポイントについて解説してきました!新しく事務所を借りるのは不安や迷いもあるかと思いますが、ビジネスチャンスを広げるためにも良い物件に出会いたいですね。

 

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賃貸契約に必要な初期費用とは? お部屋を借りる際にかかる初期費用の目安と節約の方法


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