賃貸物件探しのコツはメールにあり。不動産会社目線でメールマナーと例文を紹介します

           

こんにちは！エイブルAGENTです。

先日お客さまとお話ししている際、「不動産会社に連絡する時はメールと電話はどちらが良いのでしょう？」という質問をいただきました。

最近はLINEでもお問合せの受付をしている不動産会社もありますが、確かに一般的不動産会社ではメールのやり取りが多いのではないかと思います。

そこで今回は不動産会社に対するメールの送り方などをご紹介致します。

不動産会社のメールの管理について知ろう

急ぎの連絡以外はメールで行うのがよし！

不動産会社に限らず、メールで連絡することの便利さは以下の点にあると思います。

・整理して書けるので、伝えたい情報を漏らしにくい

・文書として残るので、後から見直せる（トラブルになった際「言った・言わない」という不毛な議論をしなくてよい）

・参照してほしい写真やURLを添付できる

・ネット上にあるテンプレートや例文が使いやすい

・問い合わせとそれに対する返信が時系列で見ることができ、整理しやすい。

これらを踏まえれば、不動産会社への問い合わせの基本はメールで行うのが良いと言えるでしょう。ただしメールの欠点や電話の良さが存在するのは事実です。

電話は声やしゃべり方からニュアンスが伝わるので、行き違いが少ないこと、人柄が伝わるので信頼関係を結びやすいことなどがメリットです。

またメールに対する接し方の違うも会社ごと、あるいは担当者ごとに違いがあり、接客中や調べもの中はメールを見ないで（あるいは返信を控えて）それに集中する、という人もいるでしょう。

基本はメールを使用することを前提として、その不動産会社の担当者の方に率直に聞いてみるのも良いでしょう。

営業時間外のメールチェックは難しい

基本的に営業時間以外はメールのチェックはされないと思った方が良いでしょう。

既にやり取りが発生しており、契約上の急ぎの返答だけどどうしても不動産会社の営業時間外にしか返信できないといった場合には事前にその旨を使えておきましょう。

温度感がわからないメールには戸惑いもある

電話であれば問い合わせる側の温度感などが伝わりやすいメリットがありますが、メールは残念ながらその点は不利です。

それを踏まえて、急いでいる場合その旨を文面で意識的に伝えたり、優先順位をつけたり、と工夫して記述しましょう。

また、一人暮らしをする前に知っておきたい知識についてまとめた記事もありますので、あわせてご覧ください。

不動産会社と連絡するときのメールマナー

不動産会社へのメールはビジネスメールと同じ

不動産会社に送るメールはビジネスメールと同じと思って書けば問題もありません。ネット上にはテンプレートや例文が無数にありますから、それを利用するのも良いでしょう。

相手の社名をきちんと描いた後に、担当者の名前に敬称を添えて書くなどは最低限の礼儀です。

例えば、

・〇△不動産株式会社　Ａ山様

・☆☆ハウス　B川課長

といった具合です。

ここで注意すべきなのは担当者の名前の後には「様」を付けますが、役職名を書けばそこに敬称を含むので、その後に「様」や「殿」を付けるのはNGということです。

上の例の場合、B川部長殿と書くのは間違いです。

文章の末尾にはきちんと自分自身の署名を入れるのも、便宜上の理由だけでなく礼儀として必要です。

極端にかしこまる必要はありませんが、相手を嫌な気分にさせない程度の礼儀を心がけましょう。

自分の情報は必ず明記する

上記の礼儀の問題とは別に、送ったメールに対して、きちんと返信をもらうために、自分の情報は明確に書いておきましょう。

フルネームで名前を書くのはもちろんのこと、連絡がつきやすい電話番号も書いた方が良いでしょう。仕事や家庭の都合などでかけてほしくない時間帯がある場合はそれを明記しておけば相手は守ってくれます。

問い合わせメールに対する返信がいつまでに欲しい、と書くのも良いと思います。

メールの使い方で賢く物件探しができる。メールのコツ

見出しはわかりやすく・埋もれないようにする

礼儀は必要ですが、相手にとってもビジネス上のやりとりなので、時節の挨拶などは必要ありません。

小見出しに【】を使う、名前を明記する、要件を端的に書くなど、相手にとって読みやすい文章であることを心がけましょう。希望条件などは箇条書きにするのも良いと思います。

メールで初期費用や設備について聞くのは問題なし

希望を伝えるだけでなく、初期費用や設備の詳細などの質問も積極的に行いましょう。

メールが電話より優れているのは写真や資料を添付できる点もありますから、文書で分かりにくい部分は、写真や図面がありますか？　と聞いてみるのも良いでしょう。

ただのメールには反応しにくい。希望や要望も明記する

相手にとって何が主旨なのかわかりにくい場合、返信は遅れます。問い合わせの内容を明確にすること、予算、希望する地域、欲しい設備など、できるだけ詳しく書きましょう。

お礼メールで要望を伝える

やり取りが増えると、先方の対応に対してお礼の気持ちを伝える体で書き始め、そこに新たな要望を添えるとスムーズでしょう。

仕事上のやり取りとはいえ、相手も人間ですから、お礼を言われて嫌な気分になる人はいません。コミュニケーションがうまく行くほど良い情報が得られるものです。

繁忙期や忙しいときには返信が遅いときも。その時は電話する

年度末などの繁忙期は相手も処理すべき仕事を複数抱えており、対応が遅い場合もあります。とはいえ、自分自身も〇月〇日までに引越したい、という期間設定があれば相手のペースで動いているわけにもいきません。

そんな時は電話も入れてみましょう。文書として残るメールをメインにしつつ、「メールした件いかがでしょうか？」という形で電話すれば何の問題もありません。

次の項目では、実際に使える例文を記載しますので、不動産会社に連絡、返信するときのテンプレートとして使用してください。

不動産会社に送るメールの例文

初回の物件が空いてるかお問合せする際のメール例文

以下に不動産会社に初めてメールする際の例文を上げます。

=============================

〇△不動産株式会社　御担当者様

始めてメールさせていただきます。私は〇田〇夫と申します。現在は〇県在住ですが、転勤にて4月1日より〇県〇市〇町にて勤務することになり、その付近の賃貸物件を探しています。

御社のホームページにて、〇市〇町の【ＡＢアパート】という物件を拝見したのですが、

これについて問い合わせさせていただきます。

①この物件にはまだ空いている部屋があるでしょうか？

②また、毎月の家賃が〇万円程度で、上記の物件と同程度の広さを持った部屋が〇駅から徒歩5分エリアにあればご紹介いただけないでしょうか？

ご多忙の処恐れ入りますが、このメールにご返信いただくか、以下の携帯電話に連絡いただけると有難く思います。

〇田〇夫

携帯電話：***-****-1234

（お電話をされる場合、平日は仕事の都合で電話に出られない時間が多いので、12時から13時の間か、18時以降にお願いします）

=============================

初回のメールの参考に使ってくださいね。

返信する際のメールの例文

続いては、先方から来たメールに返信する際の例文を紹介します。

=============================

〇△不動産株式会社　〇山様

早速のご返信ありがとうございます。早い段階でご連絡がいただけてとてもありがたく思っています。

早速ですが、ご紹介いただいた物件について問い合わせさせていただきます。

①メゾン〇〇はロフト付きと書かれていますが、これは専有面積に含まれていますか？

②○○レジデンスはキッチンのコンロが2口あり、この部分がとても気に入っています（できるだけ自炊しようと思っているので）。

キッチン周りの他の写真があれば見たいのですが難しいでしょうか？

以上、お手数ですがよろしくお願いします。御多忙の処恐れ入りますが、〇月〇日までにご返答いただけると嬉しく思います。よろしくお願いいたします。

〇田〇夫

携帯電話：***-****-1234

（お電話をされる場合、平日は仕事の都合で電話に出られない時間が多いので、12時から13時の間か、18時以降にお願いします）

=============================

上記のメールサンプルは、内見前に慎重に検討したいという方はぜひ利用してください。

もちろん、とりあえず内見をさせてください！ というのも問題なしですよ。

メールをうまく使っていい物件を見つけよう

不動産会社とのメールのやり取りについてまとめました。

上の項目では具体的な例文もあげているので、テンプレートとしてご利用いただければと思います。

また、エイブルも一部店舗ではLINEでのお問合せにも対応しております。
メールでのやり取りに慣れていないという方やLINEのほうが気軽だという方などはぜひご活用ください！

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